Modelo de ingresos y gastos – NUEVO Registro de gastos e ingresos 2011

¡Es un honor para mí, que Hluot Firthunands por fin se animó a escribir un post completo para Blogylana!, además, nos hizo el favor de actualizar el registro de gastos que ya algunas personas lo pedían desde diciembre. El post es una explicación de cómo usar el registro. Al final viene donde descargar el archivo. Muchas gracias Hluot!

Las finanzas personales no son cuestión de números, son cuestión de tomar decisiones.
Pero en cualquier ámbito, para tomar buenas decisiones se requiere de buena información y en cuestión de mis finanzas personales la buena información sólo la puedo generar yo.
Entonces, apuntar mis ingresos y gastos sirve para generar la información que me permitirá tomar buenas decisiones

Para abreviar, puntualizo:

• Hacer un registro de ingresos y gastos solo tiene sentido si me sirve para tomar decisiones.

• El registro solito no sirve para nada, lo importante es la información y a veces se puede obtener la información sin llevar el registro (ver la parte final del post).

• Mi registro debe ser compatible con mi estilo de vida, pero existen registros para cada estilo de vida así que todos podemos hacerlo.

A final de cuentas, formas de hacer el registro existen muchas, tantas como personas deseen obtener información de su vida para tomar decisiones en su beneficio.

Así que la hoja de cálculo anexa es solo una idea más de cómo llevar el registro, pero lo importante siempre será que se tenga la información disponible para (insisto) tomar decisiones.

Pasando a la hoja de cálculo para el registro, se tienen varias secciones (por filas):

Ingresos
Ahorros e inversiones
Gastos de hogar
Gastos personales y de mascotas
Gastos de transporte y viajes
Gastos de salud
Gastos obligatorios
Gastos de especialistas
Gastos de educación e información
Gastos de entretenimiento
Gastos de caridad, regalos y pérdidas

Cada sección se refiere a un grupo de gastos (grupo de filas) que en mi caso conviene que estén juntos. Esto es muy importante porque es un reflejo de cómo vivo yo, cualquier otra persona puede llegar a determinar que no le conviene agrupar así los ingresos y gastos y proponer otro orden. También es importante observar que yo realizo el registro diario (por columnas) y de la misma manera que los gastos, a mi me conviene hacerlo así. Sin embargo habrá personas que no tengan los mismos intereses y querrán hacer registros semanales, quincenales o mensuales.

Después de esto, lo demás son cuentas simples:
Al final de cada sección se hace la suma de gastos por día (hacia abajo, en columna) y por concepto al mes (hacia la derecha, por fila).
A la derecha también se obtiene el promedio mensual de cada gasto o ingreso, esto sirve para tener un historial del tipo: en diciembre gasté tanto (en promedio) en regalos, en agosto tanto (en promedio) en útiles escolares, etc.
Después de los promedios hay una columna de porcentajes que sirve para decir: de todos mis ingresos, el 17% lo gasto en comida, pero además 4% se va en restaurantes y otro 4% en fonditas, o sea que casi la mitad de mis gastos de comida son comidas fuera de la casa.
Al final también se hace un condensado mensual por sección, todos los gastos del mes de esa categoría.

Como esto se trata de obtener información confiable, no conviene dejar de apuntar algo o al menos saber cuándo nos faltó algo por apuntar. Yo he «perdido dinero» cuando tengo días muy agitados porque hago muchas cosas y no puedo recordar los gastos hormiga (que un taxi, que un refresco, que una botana, más información en PROFECO, pero al menos necesito saber cuando perdí el dinero para ubicar que estaba haciendo ese día y tomar medidas para la próxima vez. Para saber si apunté todos mis gastos o si perdí dinero hago lo siguiente:

Apunto cuánto dinero tengo al inicio del día.
Apunto todos los gastos que realizo durante el día.
Al final del día cuento cuánto dinero tengo.
Hago una cuenta: el dinero al inicio del día menos todos los gastos del día debe ser igual al dinero que tengo al final. Si es la misma cantidad, apunté todo, si hay diferencias, debo ponerme a ver que me faltó por apuntar o tener más cuidado la próxima vez.

Para esto me sirve la parte del encabezado de la hoja de registro (donde dice «Balance inicial», «Ingreso total», «Gastos totales», etc.), para ver los totales y descubrir si me faltó por apuntar algo o si registré todo. En esta misma parte, el «Balance inicial» es el dinero con el que empiezo el mes y cada mes saco la cartera, cuento toooodos los billetes y monedas que tengo y pongo el numerito. Esto solo lo hago al inicio del mes.
Después, al final del día, cuando ya registré todos mis gastos del día, en la parte de «Efectivo al final del día» pongo cuánto dinero me queda y en la parte de «Diferencia» debe aparecer un cero si apunté todo, en caso de que falte o sobre algo también aparece pero lo mejor es que sea cero.

Cuando me falta dinero y por más que trato de recordar no me acuerdo en que gasté, voy a la categoría de «Gastos de caridad, regalos y perdidas» y en la fila de «Perdidas de efectivo» apunto cuanto falta para cerrar en ceros la parte de «Diferencia» del encabezado.

A final de cuentas, el encabezado de la hoja de cálculo solo sirve para saber si apunté todo y cada quien debe desarrollar su propia tolerancia a la perdida, es decir, ¿cuanto dinero estamos dispuestos a dejar de apuntar? Nada más recordemos que entre más dinero dejamos de apuntar, menos información tenemos para tomar decisiones.

Quien haya descargado el formato anterior de registro se podrá dar cuenta de que era anual a diferencia de este que es mensual. Esto se debe a que antes pensaba en hacer un resumen anual al igual que el mensual y la forma más fácil de hacerlo es poner toda la información del año en un solo archivo. Sin embargo, después llegué a la conclusión de que quien quiera cambiar las categorías de gastos se verá forzado a hacerlo en cada mes y si además hace el «cierre de año» en un mes diferente a diciembre (como yo) también debe hacer varios cambios más. Es por esto que ahora lo propongo como mensual. También se podrán dar cuenta de que modifiqué algunas categorías de gastos y esto se debe a que cambié mi estilo de vida (en concreto mi trabajo) ahora tengo gastos diferentes.

Aun cuando este formato es mensual, para hacer un resumen anual se puede utilizar un truco: en un archivo con el formato en blanco, en vez de poner los ingresos diarios, se ponen los totales de cada mes (por ejemplo, enero queda en el día 1, febrero en el 2, etc.) y la hoja de cálculo hará todas las cuentas. Si se hace esto, se puede hacer el resumen de dos años y medio (30 meses).

Aparte de todo esto, mencioné que se puede obtener la información sin llevar el registro y es cierto pero se requiere estar consciente de los riesgos. Voy a describir cómo lo hago con un ejemplo cotidiano:

A veces mi novia quiere que la acompañe a realizar algunas compras y quiere que le preste dinero (nuestras finanzas son independientes), pero no se trata solo de que le dé el dinero, se trata de que la acompañe y yo pague y lleve el registro de cuánto se gasta, o sea, se chiquea.

En estos casos yo me pongo un chaleco de fotógrafo con muchas bolsitas por todos lados y pongo más o menos $300 en al menos 3 de ellas.

Si ella quiere ir al mercado, yo voy pagando con el dinero de una de las bolsitas, si son plátanos o son chayotes no importa y no apunto nada, yo pago.

Si después quiere ir a comprar telas y mercería, lo mismo, pago con el dinero de otra de las bolsitas.

Si después quiere ir a una librería, lo mismo, pago con el dinero de otra de las bolsitas.

Al final, cuando regresamos a la casa y me pregunta cuando me debe, primero me cobro (beso) y después las cuentas:

En la bolsita del mercado había $300, ahora hay $120, de mercado fueron $180 (la diferencia)
En la bolsita de las telas había $300, ahora hay $30, de telas fueron $270 (igual, la diferencia)
En la bolsita de la librería había $300, ahora hay $15, de libros fueron $285.

Esto no es nada nuevo, solo es una forma práctica de aplicar el «método de los sobres», al inicio de la quincena se pone dinero en el sobre de la comida, de la escuela de los niños, etc. y se va tomando de cada sobre el dinero para cada gasto hasta que se acabe o se rellena el sobre.

La desventaja de éste método es que no se sabe exactamente qué se compró y no se tiene forma de llevar un historial entre varios años. Yo sé que presté $180 de mercado, pero no sé cuánto fue de plátanos y cuanto de chayotes, tampoco sé si los plátanos costaban igual hoy que hace 2 años.

Es un método muy bueno cuando ya se sabe más o menos (en promedio) cuánto se gasta en cada cosa y cuando el estilo de vida lleva pocos imprevistos. Al final de la semana, quincena o mes solo se debe revisar si el dinero que queda en el sobre corresponde con lo planeado. Pero no se puede hacer una revisión porque no se apunta nada.

Para terminar regreso al inicio. El registro de gastos sirve para obtener información, esta información sirve para tomar decisiones y tomando decisiones se hacen las finanzas personales.

Y una aclaración: según yo, el presupuesto es la lista de decisiones a ejecutar (ya se tomaron las decisiones), así que registro de gastos no es lo mismo que presupuesto. >NOTA DE SO> ¡aunque yo nombré el archivo anterior como presupuesto porque yo junto ambos!

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