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Gastos deducibles: Errores más comunes al pedir tu factura

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Este post va en contra de todo lo que he predicado sobre pedir facturas: PIDE SIEMPRE FACTURA. Pero finalmente no soy contadora y siempre hablo desde mi experiencia. Luis Fernando (que es el especialista) nos explica porque esto de pedir siempre factura puede no ser tan bueno.

 

Para definir los gastos deducibles de una Persona Física, la conversación más frecuente entre el contador y su cliente es, o debería ser, más o menos así:

– Cliente – ¿Contador, por cuáles gastos debo pedir factura?

– Contador – Solo por los que sean estrictamente indispensables para tu actividad.

– Cliente – ¿y qué gastos son esos?

El contador se avienta una explicación de los gastos más comunes sin importar tu actividad y después de indagar sobre tu actividad definen una lista de gastos estrictamente indispensables.

– Cliente – Contador, le entrego las facturas del mes para mis impuestos (muchas facturas, el cliente pidió facturas a diestra y siniestra).

– Contador – Revisa las facturas, hace cálculos y entrega impuestos para que los pague el cliente.

– Cliente – Contador, le di un montón de facturas ¿porque voy a pagar tanto?

– Contador – Estimado cliente, no ha revisado la lista que definimos en un principio, la mayoría de sus facturas no cumplen los requisitos necesarios para ser deducibles o son gastos no indispensables para su actividad…

 

Dicen que: “No todo lo que brilla es oro” – Yo digo que: “No Todo lo que Gastas es Deducible o Facturable”

Algunos contadores definimos junto con el cliente una lista de los gastos que son deducibles de acuerdo a su actividad, otros tantos (la gran mayoría) le dicen al cliente “usted pida factura por todo y yo veo que es y que no es deducible”.

Desafortunadamente pedir facturas sin misericordia y hasta por las quesadillas que se nos antojaron el domingo en el mercado genera desventajas:

Desventajas para ti:

• Proporcionar los datos porque es la primera vez que facturas, repitiendo los datos dos o tres veces porque no lo capturaron bien.

• Esperar, solo unos minutos si la persona que te atiende tiene practica haciendo facturas. ¿No parece una desventaja verdad?, pero si sumas esos minutos al día, a la semana, al mes…

 

• Esperar, esperar y esperar, porque algo le paso a la compu, al sistema, a la impresora, etcétera, etcétera y tu factura no sale.

• Tienes un cajón lleno de papeles que probablemente no te servirán.

• Si eres cuidadoso, te llevara algo de tiempo poner las facturas en orden, si no, solo las metes en un sobre o en una bolsa y se las mandas al contador (eso de la bolsa no parece una desventaja).

• Mandar comprobantes de hace dos meses que estaban perdidos en el “cajón de las facturas”.

Desventajas para el contador:

• Invertir tiempo ordenando y clasificando el kilo de facturas.

• Descubrir, después de dos horas que del total de facturas recibidas solo el 30% son deducibles.

• Descifrar facturas o tickets ilegibles porque venían hechas chicharrón en un sobre o una bolsa y darte cuenta que no es deducible.

• Invertir más tiempo archivando esas facturas no deducibles.

• Recibir facturas de hace dos meses que para variar son no deducibles.

 

[Tweet «Ser Freelance o tener tu negocio implica cumplir con las obligaciones fiscales que te correspondan.»]

Para evitar malos ratos al presentar tus impuestos mensuales o tu declaración anual es importante que tomes en cuenta las siguientes recomendaciones y te involucres en tus finanzas (eso incluye los impuestos).

Definiendo los Gastos Deducibles para Personas Físicas

Que sean estrictamente indispensables para la actividad.

Hay tres elementos que ayudan a determinar cuándo un gasto es estrictamente indispensable:


  • Si está relacionado con la actividad de la empresa.
  • Si es necesario para alcanzar los fines de la actividad de la empresa.
  • Si de no producirse puede afectar la actividad de la empresa o entorpecer su normal desarrollo.

Contar con factura original expedida por el proveedor del gasto que pretendes deducir.

Que la factura cuente con los requisitos fiscales correspondientes.

Todos los gastos que se pretendas deducir y que el monto del mismo sea superior a $2,000.00, deberán estar pagados mediante cheque, tarjeta de crédito, débito o con transferencia bancaria.

Te dejo una lista con los gastos más comunes que puedes deducir sin importar tu actividad.

  1. Arrendamiento.
  2. Gasolina.
  3. Teléfono fijo/móvil.
  4. Energía eléctrica.
  5. Mensajería y paquetería.
  6. Vigilancia.
  7. Gastos de viaje (boletos de autobús, avión, hospedaje, alimentos, renta de autos, gasolina). Por cierto los boletitos de las casetas no son deducibles, para solicitar tu factura ingresa aquí: https://www.capufe.gob.mx y busca el apartado Facturación de comprobantes por pago de peaje en efectivo, inscríbete y sigue las instrucciones.
  8. Mantenimiento del local, oficina, mobiliario, automóvil.
  9. Artículos de limpieza (te recomiendo separa y pagar aparte los artículos de limpieza de los comestibles, la despensa no es deducible).
  10. Consumibles y accesorios para computadora.
  11. Publicidad, propaganda, fotografía.
  12. Capacitación para ti o tú personal (siempre y cuando tus empleados estén dados de alta en el IMSS).
  13. Honorarios profesionales.
  14. Papelería, copias y libros.
  15. Cuotas sindicales.

Y claro:

Los gastos específicos de tu actividad, nadie más que tú para definirlos ¿no crees?

Te corresponde a ti y a tu contador si ya cuenta con uno, empezar con la lista de los gastos específicos de tu actividad y llevar la gestión de tu negocio al siguiente nivel.

[Tweet «El error más común es “Creer que mientras más gastos facture menos impuestos voy a pagar”.»]

Luis Fernando Santa Cruz es  contador especialista en personas físicas y pueden leer su blog finanzasyemprendedores.com

31 comentarios en «Gastos deducibles: Errores más comunes al pedir tu factura»

  1. Si bien comparto el hecho de no pedir facturas a diestra y siniestra, difiero en el punto de acumular facturas, generalmente los profesionistas independientes en algunos estados como Yucatan, pagamos impuesto estatal y esto hace que se tenga que hacer un tramite mensual, en mi caso el contador recibe las facturas cada mes, sin embargo con la implementacion de la facturacion electronica, lo que actualmente hago es recibir la factura a mi correo electronico y reenviarsela, esto ha ahorrado tiempo al cliente y la empresa generalmente tambien da la opcion de facturar remitiendose a la pagina de facturacion donde uno hace ese tramite, es importante como sea saber que si y que no podemos facturas y es muy interesante esta colaboracion

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  2. Hola, se que no tiene una ventaja para el contador o la persona fisica directamente pero si hay un beneficio indirecto. Haces que el negocio o persona fisica tenga que reportar sus ingresos reales y pague sus impuestos de acuerdo a estos, de otra manera esa venta no es reportada a Hacienda y seguimos siendo muy pocos los que mantenemos al pais.

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  3. Desde un punto de vista meramente fiscal es un buen consejo, sin embargo desde un punto de vista contable y financiero no lo veo tanto, el hecho de pedir facturas «a diestro y siniestro» te ayuda a llevar un control de los gastos reales en los que has incurrido en tu negocio. Con la facturación electrónica eliminas las tres últimas desventajas que tenías como usuario. Si tu contador te menciona esas desventajas, perdón, pero te esta ofreciendo un servicio muy pobre que cualquier estudiante podría hacer. Busca uno que transforme las mismas en elementos para hacerte llegar de información para que tu negocio crezca y no solo cuanto le tienes que pagar al SAT

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  4. Desde luego es un punto de vista fiscal, contablemente no es necesaria una factura de un gasto que ya sabes que no es deducible, el ticket, nota de venta, incluso un vale es suficiente, financieramente nuevamente el ticket o nota de venta o el estado de cuenta del banco si pagaste con tarjeta es suficiente para llevar el control de tus gastos, estoy hablando exclusivamente para personas físicas. Desde luego si como persona física tienes empleados debes pedirle comprobante de todos los gastos para soportar y justificar dichos gastos sean deducible o no como lo hacen las empresas.

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  5. Difiero, el ticket o vale de compra es más fácil de extraviar que la factura. Pienso que deberíamos de dejar de priorizar los gastos en si son deducibles o no, por muy chico que sea un negocio, la contabilidad no debe ser fiscal.

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  6. Los sindicatos deben dar factura aún cuando ellos no están obligados a declarar??
    Pues veo en la lista de deducibles: cuotas sindicales.
    Gracias
    Saludos
    Martha

    Responder
  7. Hola, tengo una pregunta, ¿se pueden usar facturas del mes anterior para justificar gastos del mes en curso? agradeceré su respuesta saludos…

    Responder
  8. Gracias por la informacion y me gustaria que me mandaran mas informacion sobre ventajas y desventajas de emitir recibos de honorarios profesionales o facturas ya que un servidor puede emitir ambas
    gracias Atte Oscar

    Responder
  9. puede mi novia mi hermana mis amigos mis padres mis hermanos esten o no en el estado donde presto mi servicio profesional pedir facturas por mi ,,,
    si lo pueden hacer q es lo q puedeb facturar a mi nombre y que no ya que mi regimen fiscal es por honorarios profesionales
    GRACIAS

    Responder
  10. Hola,
    Estoy pagando cuotas por un arrendamiento financiero y mi contador me dijo que no puedo presentar estas facturas como gastos. Es esto así?
    Saludos..

    Responder
  11. con la reforma fiscal vigente todos deben de expedir facturas ya que de lo contrario fiscal mente no son deducibles y existen compañeros que no asesoran adecuadamente a sus clientes y se sigue teniendo la creencia que la despensa es deducibles por favor amiguitos hay que actualizarse constantemente y proporcionen a sus clientes la asesoría adecuada para que paguen sus impuestos ya que el no hacerlos va en detrimento de nuestra economía y si queremos un cambio en el país empecemos hacer bien las cosas|

    EXPIDAMOS FACTURAS Y EXIJAMOS LAS MISMAS EN NUESTRAS COMPRAS

    SALUDOS

    Responder
    • Pero lo curios es que en algunos establecimientos preguntan si ocupamos factura y en algunos por pedirla tenemos que pagar IVA sobre el precio que ya nos dieron.

      Responder
  12. HOLA… Una pregunta, al expedir facturas de un boleto de camión que no tiene mi nombre, no tiene validez?? es un boleto de un amigo que me ayudo a hacer una levantamiento arquitectonico fuera de la ciudad… pero al expedir la factura tiene mi RFC pero su nombre también y quiero saber si tiene validez para mi también.

    Responder
  13. José Luis, entre mas impuestos se paguen mas le darás a el amigo Luis Videgaray y a su pandilla de burócratas para gastar en Cocaina y yates llenos de prosti*****. Sin olvidar los 900mdp de impuestos que no fueron cobrados a Sabritas lo cual me hace pensar en el suicidio y no solo yo, si no muchas personas mas.

    Responder
  14. hola que tal, tengo una duda….yo pago la colegiatura de mi hermana y pedi que me facturaran los meses apartir de enero 2014 pero cuando me mandaron la factura me habian incluido noviembre y diciembre del 2013 junto con varios meses del 2014, mi pregunta es ¿esa factura no sirve? o ¿que se puede hacer en dado caso? ya que el monto de esa factura es alto y no quisiera perderla, gracias.

    Responder
  15. Hola buen dia tengo varias dudas, tenia entendido que cualquier factura menos de 2,000 pesos pagada en efectivo podría ser deducible, estamos hablando de consumos y/o combustible, ahora el contador me dice que no, que forzosamente cada una de estas facturas deben de ser pagadas con la tarjeta y/o transferencia, no entiendo esto, entonces quiere decir que ya nada se puede pagar en efectivo???

    Responder
    • si son menores de 2000 pueden ser pagadas en efectivo, y aun asi son deducibles, excepto las de combustible, esas a fuerzas deben de ser pagadas con tarjeta, asi que te recomiendo usar vales de gasolina

      Responder
  16. Fui al SAT y me dijeron que podía solicitar facturas, y las referentes a mi actividad (servicios profesionales) las reporto mensualmente, pero la de mis gastos que no tienen que ver con la actividad son anuales, ¿que hay de cierto?

    Responder
  17. Interesante información, muchas gracias.
    Me acabo de dar de alta en el SAT, y todavía NO emito mi primera factura, es decir no me han pagado nada, entonces mi duda es…, a partir de que momento puedo solicitar factura de gasolina, insumos de limpieza, etc.? Desde que me di de alta, sin haber percibido ningún ingreso?? o hasta que reciba mi primer ingreso??
    Saludos

    Responder

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