11 Tips para redactar un contrato como freelance

Nota: este post invitado es un poco más largo de lo habitual. No es porque sea patrocinado, es porque realmente considero la información completa e importante. Como freelance, constantemente nos piden redactar y firmar contratos. Pocos tenemos el conocimiento legal o la experiencia para hacerlo adecuadamente. ¡Disfruten y compartan!

Un contrato freelance es, en el argot legal, un contrato de prestación de servicios profesionales. Redactar un contrato de este tipo no tiene que ser complicado y no tiene que ser demasiado formalista, ya que lo importante es que los derechos y las obligaciones de las partes queden bien establecidos, minimizando los riesgos que, en muchas ocasiones, causan las diversas interpretaciones que se le puede dar un texto.

Incluso, una opción para suavizar un poco el proceso de negociación, es que el contrato se redacte en forma de “carta-convenio”, es decir, sin clásico formato de contrato. Esto funciona porque mucha gente – si no es que la mayoría – le tienen miedo a los contratos y cuando ven un documento con ese formalismo, hasta le tiemblan las rodillas.

En este post te voy a comentar 11 tips que te sugiero tomes en cuenta cuando negocies y redactes un contrato de prestación de servicios relacionado con tu actividad freelance.

1.- Identifica correctamente a las partes

Siempre pregunta cuál es la denominación social completa de la empresa que te va a pagar o, en su caso, el nombre completo de la persona física. Igualmente, tu deberás establecer tu nombre completo.

Esto es importante para que no haya duda de quienes están celebrando el contrato.

Además, tú deberás facturarle a dicha empresa o persona física, ya que si te llegaran a pedir que le factures a otra empresa o persona física, correrías el riesgo de que el contrato sea inválido por no haber identidad entre los firmantes y el pagador.

2.- Escribe en forma clara y concisa la descripción del servicio y sus alcances

Describir en lo general el servicio que vas a prestar ayuda a identificar fácilmente el contrato… pero considero que lo más importante es que describas con cuidado los alcances del servicio.

En esto de los alcances del servicio te recomiendo que seas lo más específico posible.

• ¿Qué incluye el servicio?
• ¿Qué no incluye?
• ¿Cuántas revisiones están incluidas en el precio pactado?
• ¿Cuánto cuesta cada revisión adicional?
• ¿Qué herramientas se usarán? Etc.

Establecer claramente las responsabilidades de las partes, así como lo que sí y lo que no está incluido en el precio te ayudará a tener argumentos sólidos en caso de que tu cliente te pida algo extra que no estaba cotizado originalmente.

Tener los alcances claros también te ayudará si pretendes cobrarle a tu cliente algo adicional a lo que originalmente cotizaste.

No olvidemos que hay clientes que empiezan muy inocentes pero que conforme pasa el tiempo se van volviendo más y más exigentes. Primero empiezan suavecito pidiéndote un “favor” y luego otro y otro…. Time is money y por eso debes tener cuidado.

Este tipo de clientes pueden volverse un dolor de cabeza y, por ello, es conveniente dejar las cosas bien claras desde un inicio.

¡Ah! Y no se te olvide que si durante la prestación del servicio negocias algún cambio con tu cliente, siempre deberás documentarlo también, haciendo referencia expresa al contrato o convenio original… esto para que no se pierda el seguimiento del historial del servicio.

3.- Establece el precio, forma y términos de pago

El precio es uno de los elementos básicos en un contrato de prestación de servicios profesionales.

Ahora, algo que en ocasiones se omite o no se redacta con suficiente claridad es la forma y los términos de pago (que no son lo mismo).

En cuanto a la forma de pago, puede establecer que éste se hará con dinero en efectivo, con cheque o mediante transferencia electrónica de fondos (de hecho, vale la pena establecer las 3 opciones).

Hablando de los términos de pago, es importante que se diga en el contrato si el pago se hará al contado o a plazo… y si será a plazo, establece a los cuantos días (naturales o hábiles) de presentada la factura se hará el pago.

Te recomiendo que al negociar, seas claro con tu cliente… hay empresas que, “por sistema” pagan a los 15 o 30 días… incluso se de otras que pagan ¡a los 90 días!

En estos casos, más vale que sepas en lo que te estas metiendo y, en su caso, pudieras ofrecer en tu cotización un “descuento por pronto pago”. Todo esto deberá quedar claro en tu contrato o carta-convenio.

Otro concepto que se acostumbra en este tipo de contratos de freelance es que se pague un anticipo…. pero recuerda que para que un anticipo realmente lo sea, debe pagarse antes de iniciar el trabajo. Te lo comento porque me ha tocado ver muchos contratos donde el “anticipo” se paga, digamos, a los 30 días de presentada la factura y, obviamente, 30 días después de iniciado el trabajo. ¡Eso ya no es un anticipo.

4.- Entregables

A la hora de redactar un contrato es importante también dejar claro qué entregables prepararás para tu cliente.

Si se trata de un reporte, establece qué incluirá como mínimo.

Si se trata de un diseño, aclara en qué formato lo entregarás, de qué tamaño, con qué resolución, si habrá variantes, sí entregarás un archivo multicapas o no, si entregarás planos o dibujos, prototipos, etc.

Nuevamente, lo que te sugiero es que establezcas claramente lo mínimo que le entregarás al cliente y cómo se lo entregarás. Obviamente, buscado evitar confusiones o malos entendidos.

5.- Tiempo de entrega

Muy relacionado con los entregables está el tiempo de entrega. Siempre es recomendable que te des un buen colchón de tiempo al establecer el plazo para la entrega. No en vano se dice “under-promise, over-deliver”.

Para definir el tiempo de entrega, hay varias opciones:

Puedes establecer un fecha específica o bien un plazo en días o semanas a partir de que se cumpla cierto hecho (anticipo, orden de compra, especificaciones, etc.). Te doy unos ejemplos:

• “El reporte se entregará a más tardar el día xx de yyy del zzzz” o bien,
• “El reporte se entregará dentro de las 4 semanas que sigan a la fecha en la que el Prestador de Servicios reciba el anticipo.”

Una sugerencia adicional es que preguntes si la entrega de tu trabajo es condición para que algo más suceda o continúe dentro del programa de actividades del cliente… saber esto te dará una mejor visión de la importancia y/o urgencia de tu trabajo con relación a los planes de tu cliente.

Lo más importante de esto es que estés seguro de que podrás cumplir con tus compromisos.

6.- Propiedad Intelectual

El tema de los derechos de propiedad intelectual siempre es “tricky” porque, al tratarse de intangibles, en ocasiones es difícil imaginárnoslos.

En términos generales, es común establecer en un contrato que la propiedad intelectual (incluyéndose aquí los derechos de autor) que cada parte aporte al proyecto, seguirán siendo propiedad de quién los aportó.

En otras palabras, la información que tu cliente te entregue para que trabajes, es y seguirá siendo de tu cliente. La información que tú ya tenías desde antes del inicio del proyecto, seguirá siendo tuya.

De ahí pueden derivar varias cosas que hay que establecer en el convenio.

• ¿Quién será el dueño del entregable?
• ¿Qué usos se le podrán dar al entregable?
• ¿Se podrá compartir el entregable con terceros?
• ¿Por cuánto tiempo será válido el entregable?
• ¿Te pagarán regalías adicionales por el uso y explotación del entregable?
• ¿Dentro de qué territorio podrá usarse el entregable?
• ¿Tendrá el cliente el derecho de modificar el entregable?

Es posible y válido que haya restricciones al uso del entregable derivado de temas de propiedad intelectual.

Un ejemplo pudiera ser que, cuando se diseña una página de Internet y se usan fotos de stock, puede ser que haya que pagar regalías por su uso y, tal vez, renovaciones anuales. Esto lo debes tener claro tu y lo debe saber tu cliente.

Otro ejemplo es, en el caso de los fotógrafos, que por regla general las fotos son propiedad del fotógrafo y éste le concede a su cliente una licencia de uso de las imágenes. Ahora, esa licencia puede ser para usos personales o comerciales y, obviamente, si son para usos comerciales, se deben cobrar más caras.

El tema de derechos de propiedad intelectual, sin duda, sería motivo de otro post más adelante.

7.- Garantías

Cuando compramos algo, todos queremos que tenga garantía.

En el caso de los servicios también aplica el concepto y es obvio que cuando le das a tu cliente una garantía por escrito, éste se sentirá más tranquilo.

Para una prestación de servicios, generalmente, la garantía contempla que éste se llevará a cabo en forma profesional y utilizando materiales nuevos (pensando en refacciones, por ejemplo). No olvides establecer el plazo de vida de la garantía (6 meses, 1 año, etc.)

Retomando el tema de la propiedad intelectual, pudieras también garantizar que el entregable no violará derechos de propiedad intelectual de terceros (pero ¡aguas!… más vale que estés seguro de que esto es cierto).

Por otro lado, también es importante que menciones las cosas que no garantizas… por ejemplo, que el entregable (pensando que se trate de una app o un website) pudiera presentar fallas y que no garantizas que funcionará a la perfección. También date un espacio de maniobra.

Finalmente, puedes establecer que en caso de errores o defectos, éstos los atenderás de inmediato y sin costo adicional para tu cliente.

8.- Condiciones y consecuencias de la terminación del contrato

En ocasiones, el proyecto no se da como las partes lo esperaban y, como dicen, a veces es mejor “aquí corrió que aquí murió”. O en ocasiones, el proyecto se cancela por motivos “estratégicos de negocio” o alguna otra cosa pasa.

Por ello, en los contratos también es común establecer las opciones de salida.

Normalmente se establece que cualquiera de las partes podrá dar por terminado el contrato mediante una notificación por escrito que se entregue con al menos XX días de anticipación. También es común decir que, en caso de incumplimiento, la otra parte podrá dar por terminado el contrato (o suspender el servicio temporalmente).

Aquí lo que te recomiendo es que analices si el proyecto te requerirá hacer inversiones que, si se cancela el contrato tendrías que recuperar de tu cliente. En estos casos, deberás hablarlo con tu cliente para que, si se da una cancelación del contrato, estos gastos se te reembolsen.

Mientras más clara sea la negociación, más oportunidades tendrás de no “salir poniendo”.

9.- Contactos oficiales

Otra recomendación que te hago es que, en tu contrato o en tu carta-convenio, incluyas los datos de la persona “oficial” que será tu contacto.

Esto vale la pena incluirlo cuando, por el tamaño de tu cliente o por la importancia del proyecto, pudiera ser que tengas trato con varias personas.

La idea aquí es que, al haber un medio oficial de comunicación, minimices el riesgo de malos entendidos o de instrucciones o feedback que se contrapongan y que, en un caso extremo, pudieran ponerte en una situación complicada frente a tu cliente (empresa) y sus empleados (tus contactos).

10.- Tribunales aplicables

En los contratos en general es común – y recomendable – establecer qué ley será la aplicable y qué tribunales serán los competentes para conocer y resolver una disputa legal.

Obviamente, nadie quiere irse a juicio por un contrato y, sin duda, sería muy mal negocio hacerlo.

De cualquier forma, dejar en claro, al menos los tribunales de qué ciudad serán los aplicables es elemento de certidumbre adicional dentro del documento.

Pensemos que tu eres un freelance de la ciudad de México y que tu cliente tiene sus oficinas centrales en Veracruz. Para tí, lo más conveniente sería que, caso de litigio, el juicio se lleve en la ciudad de México. Sería mucho menos oneroso para ti, máxime que tus recursos económicos y de tiempo, seguramente serán menores que los de una empresa.

11.- Firmas

Finalmente, tenemos las firmas.

En México, las firmas en PDF o en copia, no tienen validez en juicio. Repito… no tienen validez en juicio.

Por lo anterior, es necesario que cuando firmes un contrato o carta-convenio, ésta se firme en original y por medio del representante legal o apoderado de tu cliente (también llamada, a veces, mandatario).

Para saber si la persona que va firmar el convenio es el representante legal o un apoderado, pídele a tu cliente que te muestre una copia de la escritura pública que contenga dicho nombramiento y revísala… no es difícil.

Ahora, si el convenio te lo firma una persona que no es el representante legal o un apoderado del cliente, pudieras correr el riesgo de que, en un caso extremo, el cliente pretenda desconocer el contrato.

Sé que la recomendación de obtener las firmas originales en un contrato puede sonar “muy burocrática” y engorrosa pero, para proteger tus intereses, sin duda es una sugerencia que pongo a tu consideración.

Este tema es muy relevante hoy en día ya que, dado el uso del email, cada vez es más y más común que a todos nos manden un documento en PDF y que, entre las partes, le demos valor pero, en caso de litigio, difícilmente un juez tomará en cuenta el contenido del documento como válido.

Para terminar…

¡Uff! Este post estuvo muy largo pero contiene mucha información valiosa que te pido tomes en cuenta en el futuro.

Documentar claramente tus negociaciones siempre valdrá la pena, y no tanto pensando en el caso remoto y catastrófico de irte a juicio… sino más bien pensando en que tu contrato será una herramienta que te servirá para que tus relaciones comerciales con tus clientes fluyan fácilmente y sin contratiempos.

¡Suerte!

Carlos García es abogado desde hace más de 14 años y es parte del equipo legal de Contrakto, un website que busca apoyarte con la redacción y revisión de contratos, en línea y a bajo costo.